Comment Paperless Office résout le dilemme de la gestion des fichiers?

Parlons d'abord de la façon dont les maux de tête sont le bureau traditionnel: le classeur est plein, et il faut beaucoup de temps pour trouver un contrat; Les documents importants sont facilement perdus ou endommagés; Les départements transmettent les documents comme jouer à "passer le colis". Ces problèmes peuvent être efficacement résolus parsystème de bureau sans papier.

1. Le dépôt électronique remplace l'accumulation de papier

L'avantage le plus direct de Paperless Office est de rendre les fichiers "en ligne". Tous les documents sont scannés en versions électroniques et stockés dans le système, prenant en charge plusieurs formats tels que PDF et Word. Par exemple, le système de gestion des contrats de notre entreprise n'a désormais besoin que de saisir le numéro de contrat pour récupérer le fichier complet dans les 3 secondes, et il n'est pas nécessaire de fouiller dans les armoires.

2. Recherche intelligente et positionnement rapide

Le plus grand avantage des fichiers électroniques est qu'ils peuvent être recherchés. La fonction de recherche intégrale intégrée du système peut rechercher par des mots clés, des dates, des auteurs et d'autres dimensions. La semaine dernière, le département des finances recherchait un formulaire de remboursement il y a trois ans. Il mettait beaucoup de temps à parcourir les fichiers, mais maintenant il sort après avoir pris des "dépenses de voyage en 2022".

3. Contrôle de la version pour éviter la confusion

La chose la plus redoutée à propos des documents papier est qu'ils sont constamment révisés, et personne ne sait qui a la dernière version. Le système de documents électroniques économisera automatiquement les versions historiques et définira les autorisations de modification. La proposition de planification de notre service marketing a maintenant été révisée dans la version 15, et le système enregistre clairement qui a fait chaque révision et quand.

4. Mobile Office brise les limitations de l'espace

Avec un système sans papier, les téléphones mobiles peuvent également accéder à des fichiers à tout moment. La dernière fois, mon patron a demandé un devis à l'aéroport, et je me suis connecté au système directement sur mon téléphone mobile pour lui l'envoyer, ce qui était plus rapide que la livraison express. Je peux gérer tous les fichiers avec une tablette lorsque je voyage, et je peux emballer la moitié autant dans ma valise.

5. Sauvegarde sûre pour éviter la perte

Les fichiers importants sont automatiquement sauvegardés vers le cloud après la numérisation, il n'est donc pas nécessaire de s'inquiéter même si l'ordinateur se décompose. Nous avons rencontré une tragédie où le bureau a été inondé et tous les fichiers papier ont été perdus. Désormais, les fichiers électroniques ont des sauvegardes triples, qui sont beaucoup plus sûres.

6. Green Office réduit les coûts

Faisons quelques calculs: le papier A4 coûte 20 yuans par pack, et la société utilise 100 packs par mois, soit 24 000 yuans par an. Les consommables d'imprimante, les classeurs et l'espace des salles d'archives sont tous des coûts. Après avoir faitsystème de bureau sans papier, ces dépenses peuvent être réduites d'au moins 70%, ce qui est également respectueux de l'environnement.

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